Dit model bevat richtlijnen voor het kantoor om interne procedures en regelgeving in het kantoor uit te rollen naar alle verbonden personen. Belangrijke onderdelen zijn ondermeer het beheer van belangenconflicten, productdistributie volgens de Europese POG-verordening en de interne melding van inbreuken (klokkenluiderprocedure). Alle verbonden personen moeten de nota ondertekenen en de procedures volgen.
Het doel van de
interne instructienota is erover waken dat de regelgeving en de genomen
maatregelen binnen het kantoor voor de toepassing ervan nageleefd worden door elke
verbonden persoon.
Onder verbonden
persoon moet men verstaan elke persoon die een invloed kan hebben op de
geleverde dienst en/of op het beleid van de onderneming (als werknemer of
zelfstandige).
Voorbeelden van verbonden personen (niet- limitatief):
- De bestuurders;
- De managers, directeurs, …;
- Elke persoon die (in)direct een controle op de onderneming uitoefent;
- De verantwoordelijken voor de distributie (VVD);
- De personen in contact met het publiek (PCP);
- De werknemers;
- De subagenten;
- De effectieve leiders (incl. de verantwoordelijke effectieve leiders).
Aandachtspunten inzake POG (Producttoezicht- en governance – punt 7 van de interne instructienota)
Conform de tekst van de Europese POG Verordening,
geeft het orgaan dat of de structuur die
bij de verzekeringstussenpersoon verantwoordelijk is voor de
verzekeringsdistributie zijn goedkeuring en draagt deze de
eindverantwoordelijkheid voor de vaststelling, uitvoering en evaluatie van de
regelingen voor productdistributie en gaat deze voortdurend de interne naleving
van die regelingen na.
De regelingen voor productdistributie:
- zijn gericht op het voorkomen en limiteren van nadelige gevolgen voor de klant;
- ondersteunen een correct beheer van belangenconflicten;
- zorgen ervoor dat de doelstellingen, belangen en kenmerken van klanten, met inbegrip van eventuele duurzaamheidsdoelstellingen, terdege in aanmerking worden genomen.
Door de interne instructienota te ondertekenen, onderschrijven de
verantwoordelijke(n) de regelingen voor productdistributie, goedgekeurd door jouw kantoor.
Bovendien is het orgaan of de structuur die bij de
verzekeringstussenpersoon verantwoordelijk is voor de verzekeringsdistributie
gehouden om de regelingen voor productdistributie op regelmatige basis te
evalueren, waarbij zij rekening houden met de omvang, schaal en complexiteit
van de verschillende betrokken verzekeringsproducten.
Indien de
regelingen voor productdistributie na interne evaluatie zou moeten worden
aangepast, dient de interne instructienota opnieuw door alle verbonden personen
ondertekend te worden.
Aandachtspunten inzake de procedure voor de interne melding van een inbreuk (punt 10 van de interne instructienota – klokkenluider)
Overeenkomstig de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, is jouw kantoor (eventueel na overleg met de sociale partners) gehouden te voorzien in kanalen en procedures die de betrokken personen in staat stellen informatie over inbreuken te melden. Punt 10 van de interne instructienota is hieraan gewijd. Voor meer informatie over deze wet, klik hier.
Volgend uit het artikel 22 van deze wet en met inachtneming van de daarin opgenomen vereisten inzake vertrouwelijkheid en bewaring, moet een register worden bijgehouden van alle ontvangen meldingen.
Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met artikel 21 van deze wet.
Download hieronder het model en lees hoe je het moet gebruiken.
Voor de FR-talige versie, neem contact op met FVF.
Dit model is een
voorstel van een interne instructienota, dat aangepast moet worden aan de
specifieke kenmerken van jouw kantoor.
Je dient de interne instructienota, zoals aangepast door jouw kantoor, in twee exemplaren (één voor bewaring op jouw kantoor en één voor de persoon die heeft ondertekend) te laten ondertekenen door alle verbonden personen, inclusief de verantwoordelijke(n).
Het beleid en de procedures die binnen het kantoor strikt moeten worden nageleefd, dienen ter beschikking te zijn van de verbonden personen.
NIEUW - Punt
in te vullen door jouw kantoor: “punt 10” over de procedure voor de interne
melding van een inbreuk (klokkenluider).
Specifieke
keuzes voor jouw kantoor dienen gemaakt te worden onder punt 10 met betrekking
tot de procedure voor de interne melding van een inbreuk (klokkenluider).
Overeenkomstig de
wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld
binnen een juridische entiteit in de private sector, is jouw kantoor
(eventueel na overleg met de sociale partners) gehouden te voorzien in kanalen
en procedures die de betrokken personen in staat stellen informatie over
inbreuken te melden. Punt 10 van de interne instructienota is hieraan gewijd.
Voor meer informatie over deze wet, klik hier.
De interne instructienota bepaalt dat
interne meldingen binnen jouw kantoor worden beheerd en opgevolgd (niet extern
door een derde partij) en dat de persoon die is aangewezen om meldingen te
ontvangen ook verantwoordelijk is voor het beheer ervan in overeenstemming met
de binnen jouw kantoor geïmplementeerde procedure. Diens rol moet
onafhankelijkheid en de afwezigheid van belangenconflicten waarborgen.
Onder punt 10 dient tevens het volgende te worden toegevoegd:
- de identiteit van de persoon die binnen jouw kantoor de meldingen ontvangt en beheert;
- de kanalen voor de ontvangst van de meldingen. Standaard voorziet dit model in de ontvangst van meldingen per e-mail of per telefoon. Dit kan worden aangepast (zie infra).
De kanalen (voor het ontvangen van
meldingen) moeten op een beveiligde manier worden ontworpen, opgezet en beheerd
om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding
genoemde derden te waarborgen en om te voorkomen dat niet-gemachtigde
personeelsleden toegang krijgen tot de genoemde kanalen.
Deze kanalen bieden de mogelijkheid om
mondeling of schriftelijk meldingen te doen, of beide. Mondelinge melding is
mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van
de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.