Gebruik onmiddellijk de nieuwe klantenfiche, personaliseer ze voor jouw kantoor, laat ze door de klant ondertekenen en bewaar ze in het dossier. De fiche bevat belangrijke aanpassingen op vlak van communicatiekeuze, juridische bescherming en gegevensverwerking.
FVF bezorgde de klantenfiche ook aan de diverse beheerpakketten om deze te automatiseren.
Wat houdt de klantenfiche in?
De klantenfiche met voorstel van algemene voorwaarden omvat in het bijzonder:
-
Wettelijk vereiste informatie over je kantoor.
Ter herinnering: het inschrijvingsnummer bij de FSMA is gelijk aan je ondernemingsnummer (zie ook toelichting FSMA: FAQ 300). -
De mededeling door de klant van zijn e-mailadres zodat je de precontractuele informatie via elektronische weg kan bezorgen.
Let op! De wetgeving bepaalt uitdrukkelijk dat je gratis een papieren drager moet verstrekken als de klant hierom verzoekt. De klant moet altijd de keuze krijgen om de precontractuele informatie via elektronische weg of op papier te ontvangen. -
Een clausule met betrekking tot de regelgeving rond de bescherming van persoonsgegevens.
Deze clausule stelt je in staat om de uitdrukkelijke toestemming van de klant te verkrijgen voor de verwerking van medische en strafrechtelijke gegevens. Zonder deze toestemming mag je de medische en gerechtelijke gegevens van je klant niet verwerken.
Wat commerciële informatie en direct marketing betreft, mag je die aan je klant bezorgen, behalve wanneer hij het vakje heeft aangekruist waarmee hij aangeeft dat hij deze informatie niet wenst te ontvangen. -
Een clausule die toelaat om toestemming te geven voor inzage in één of meerdere verzekeringscontracten (bijvoorbeeld: wanneer iemand wil dat zijn partner de contracten kan raadplegen).
-
De categorisering van de klant als professionele of niet-professionele klant.
Het begrip professionele klant wordt als volgt gedefinieerd:- Entiteiten die een vergunning moeten hebben of gereglementeerd moeten zijn om op financiële markten actief te mogen zijn;
-
Grote ondernemingen, andere dan voorgaande, die op individueel niveau aan twee van de onderstaande omvangvereisten voldoen:
- Balanstotaal: twintig miljoen euro,
- Netto-omzet: veertig miljoen euro,
- Eigen vermogen: twee miljoen euro;
- De Belgische Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten, buitenlandse nationale en regionale overheden, overheidsorganen die op nationaal of regionaal niveau de overheidsschuld beheren, centrale banken, internationale en supranationale instellingen zoals de Wereldbank, het IMF, de ECB, de EIB en andere vergelijkbare internationale organisaties;
- Andere institutionele beleggers wier belangrijkste activiteit bestaat uit het beleggen in financiële instrumenten, inclusief instanties die zich bezighouden met de effectisering van activa of met andere financieringstransacties.
Naar aanleiding van het FSMA-controlerapport zijn er enkele aanpassingen aan de klantenfiche doorgevoerd:
- De klant kan nu expliciet aangeven of hij de precontractuele documenten via elektronisch of papieren weg wil ontvangen. Deze keuze vind je terug onder ‘Communicatie via ons kantoor’.
- De voorwaarden op de achterkant van de klantenfiche zijn licht geactualiseerd: de rubriek over ‘juiste en volledige informatieverstrekking’ is geschrapt en bij ‘onze dienstverlening’ is een extra alinea toegevoegd. Ook de versie ‘klantenfiche zonder e-mail’ werd hieraan aangepast.
Wat is er nieuw?
De voorgestelde algemene voorwaarden bevatten ook een clausule met betrekking tot de uitsluiting van buitencontractuele aansprakelijkheid.
Deze uitsluiting is ingegeven door de inwerkingtreding van het Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, waarbij de quasi-immuniteit van hulppersonen (zoals bestuurders, werknemers, onderaannemers, enz.) is afgeschaft.
Deze clausule biedt een bijkomende bescherming aan jou als makelaar en aan je hulppersonen tegen een buitencontractuele aansprakelijkheidsvordering van een benadeelde persoon (lees: klant).
LET OP:
Deze clausule heeft enkel nut als de klant ze aanvaardt.
Door de ondertekening van de klantenfiche bevestigt de klant zijn akkoord met de algemene voorwaarden van jouw kantoor, inclusief deze clausule.
Voor bestaande klanten geldt de clausule die de buitencontractuele aansprakelijkheid uitsluit pas vanaf de datum van ondertekening van de klantenfiche waarin deze clausule in de algemene voorwaarden is opgenomen.
Download hieronder de klantenfiche En Lees meer info over 'what to do'.
- Klantenfiche met e-mail:
- Klantenfiche zonder e-mail:
Belangrijk: Gebruik vanaf nu altijd de geactualiseerde klantenfiche. Bij bestaande klanten kan je deze fiche voorleggen bij het eerstvolgende contact.
De door FVF geactualiseerde klantenfiche moet gepersonaliseerd worden door jouw kantoor en door de klant ondertekend worden, van zodra de mogelijkheid zich voordoet:
- Voor nieuwe klanten: in de precontractuele fase
- Voor bestaande klanten: bij een volgend contactmoment (bijvoorbeeld bij de onderschrijving van een nieuw contract, een wijziging van een bestaand contract, een schadegeval, enz.)
TIP RPR (rechtspersonenregister):
Via volgende link geef je de postcode/gemeente van je maatschappelijke zetel in en kijk je bij ‘Ondernemingsrechtbank’ om de steden aan te vullen (af te lezen in de tweede kolom, vetgedrukt).
Vergeet in de tool zeker niet je ondernemingsnummer te personaliseren.
Het voorstel van algemene voorwaarden van je kantoor en het beleid met betrekking tot de naleving van persoonsgegevens neem je best door en pas je eventueel aan de kenmerken van je kantoor aan.
Na ondertekening moet je de klantenfiche toevoegen aan het klantendossier.
Je dient je klanten te categoriseren als professionele of niet-professionele klant. Het uitgangspunt is dat je klant wordt beschouwd als een niet-professionele klant. Als je klant zich toch wil laten categoriseren als professionele klant, moet hij of zij dit uitdrukkelijk aangeven.
Dit onderscheid is enkel relevant voor verzekeringen met een beleggingscomponent, aangezien bepaalde informatieverplichtingen voor deze verzekeringen niet van toepassing zijn op een professionele klant.