Een belangenconflict kan ontstaan. Als makelaar dien je verplicht een belangenconflictenbeleid te hebben. Pas het beleid en register aan, registreer belangenconflicten en evalueer jaarlijks.
Wat houdt een belangenconflictenbeleid in?
De verzekeringstussenpersonen stellen een effectief beleid inzake belangenconflicten op, dat schriftelijk is vastgelegd en aangepast is aan hun omvang en organisatie en aan de aard, schaal en complexiteit van hun activiteiten. Het belangenconflictbeleid moet in verhouding staan tot de verrichte activiteiten, de verkochte verzekeringsproducten en het soort distributeur.
Het belangenconflictbeleid omvat de volgende inhoud:
- met betrekking tot de uitgevoerde specifieke verzekeringsdistributieactiviteiten, de omstandigheden die een belangenconflict vormen of kunnen opleveren dat een risico van schade aan de belangen van één of meer klanten met zich meebrengt;
- de te volgen procedures en vast te stellen maatregelen om dergelijke conflicten te beheren en te voorkomen dat zij de belangen van de klant schaden.
In het kader van het beheer van belangenconflicten nemen de verzekeringstussenpersonen alle gepaste maatregelen teneinde belangenconflicten op te sporen tussen henzelf (inbegrepen de belangen van de aan het kantoor verbonden personen) en hun klanten of tussen twee klanten.
De wijze waarop met belangenconflicten wordt omgegaan in het kantoor, moet opgenomen zijn in een beleid en in procedures. De regels betreffende belangenconflicten omvatten verschillende verplichtingen:
- Het vaststellen van een lijst
van omstandigheden die leiden of kunnen leiden tot een belangenconflict dat
schade kan berokkenen aan één of meer klanten. De
duurzaamheidsvoorkeuren van de (potentiële) klant zijn één van de belangen van de
klant die geschaad kunnen worden.
- Belangenconflicten die niet
vermeden kunnen worden moeten beheerd worden volgens de in het kantoor
vastgestelde procedure.
- Wanneer het belangenconflict
niet wordt opgelost door de interne procedures, is een openbaarmaking op een
duurzame drager van het belangenconflict tegenover de klant verplicht. Meer info, klik hier.
- De verplichting om een register
bij te houden en regelmatig te actualiseren
waarin een belangenconflict dat een risico op schade aan de belangen van
een klant met zich meebrengt zich heeft voorgedaan of, bij een doorlopende
dienst of activiteit, kan voordoen.
- De verplichting om periodiek,
en minstens jaarlijks, het belangenconflictbeleid te beoordelen en te evalueren
en alle adequate maatregelen te nemen om tekortkomingen aan te pakken en de
verplichting om, frequent en ten minste jaarlijks, schriftelijke verslagen over
de situaties die in het register zijn opgenomen, te bezorgen aan de
verantwoordelijke(n) van de verzekeringstussenpersoon.
- Bovendien, gelet op de ruime definitie van het begrip “verzekeringsdistributie”, zijn de regels inzake het beheer van belangenconflicten in het bijzonder van toepassing in de volgende situaties:
- advies over verzekeringsovereenkomsten (met inbegrip van schade aan de duurzaamheidsvoorkeuren van de klant);
- de verkoop van verzekeringsovereenkomsten zonder advies;
- de tarificatie en de aanvaarding van verzekeringsovereenkomsten;
- het schadebeheer;
- de vergoeding van schades.
- Tot slot moet het begrip “klant” ruim worden geïnterpreteerd, rekening houdende met de verschillende belangen van de verzekeringsnemer, de verzekerde, de begunstigde, en, in gebeurlijk geval, het slachtoffer.
Wat is nieuw?
De duurzaamheidsvoorkeuren van de (potentiële) klant (van toepassing op verzekeringen met een beleggingscomponent) zijn één van de belangen van de klant die geschaad kunnen worden.
Download hieronder het beleid en register inzake belangenconflicten.
Beleid en register inzake belangenconflicten
Voor een Franstalige versie, kan je contact opnemen met FVF.
WHAT TO DO?
Log eerst in om verder te lezen.
Dit model bevat twee onderdelen: een voorstel van een belangenconflictenbeleid en een register van belangenconflicten.
1. Belangenconflictenbeleid
Het document dat wij voorstellen is geen standaardmodel dat zomaar in het kantoor kan worden gebruikt. Het document kan als basis dienen maar moet worden aangepast aan de specifieke kenmerken van de activiteiten en het kantoor.
Aandachtspunten
- Rekening houdend met het
principe van de proportionaliteit, moeten de verzekeringstussenpersonen de
mogelijke belangenconflicten analyseren en dit voor alle afdelingen van het
kantoor (productie, schadebeheer,…) die betrokken zijn bij het verstrekken van
diensten in het kader van de verzekeringsdistributie. Het is belangrijk om –
voor zover van toepassing – hierbij alle afdelingen te betrekken die
activiteiten uitvoeren die een aanzienlijk risico op schade aan de belangen van
de klanten met zich kunnen meebrengen. Zij zijn diegenen die de eigen situaties
het beste kennen. Wanneer de verzekeringstussenpersoon deel uitmaakt van een
groep, houdt het belangenconflictbeleid ook rekening met elke omstandigheid,
waarvan de verzekeringstussenpersoon kennis heeft of zou moeten hebben, en die
een belangenconflict kan genereren gelet op de structuur en de commerciële
activiteiten van de andere leden van de groep.
- Indien sommige activiteiten
worden uitbesteed aan derden, moet ook hiermee rekening worden gehouden.
- De verzekeringstussenpersonen
die verschillende activiteiten cumuleren, zoals bijvoorbeeld die van
verzekeringsmakelaar en die van agent in bank- en beleggingsdiensten of die van
vastgoedmakelaar, moeten in hun belangenconflictenbeleid, in het bijzonder
aandacht hebben voor de belangenconflicten die uit een dergelijke cumul zouden
kunnen voortvloeien.
- Je dient het belangenconflictenbeleid, aangepast aan de specifieke kenmerken van jouw kantoor, intern te bewaren op kantoor. Het beleid moet door de verantwoordelijke(n) worden goedgekeurd.
Let op: het beleid inzake belangenconflicten moet periodiek en ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd en herbekeken worden. (Bijvoorbeeld specifieke omstandigheden die de inhoud beïnvloeden, zoals een fusie, enz. – verificatie of de lijst met belangenconflicten nog steeds actueel is). Er moeten passende maatregelen worden genomen om eventuele vastgestelde fouten te verhelpen.
Wij adviseren je om het bewijs van de jaarlijkse evaluatie en eventuele aanpassingen te bewaren. Het is het beste om deze te dateren en de historiek van vorige versies bij te houden (zie voettekst van het model). Wanneer je beleid inzake belangenconflicten wordt gewijzigd, moeten jouw kantoorpersoneel en andere aan jouw kantoor verbonden personen hiervan op de hoogte worden gebracht. Het is aan te raden om ook het bewijs van deze communicatie te bewaren.
2. Register van belangenconflicten
Telkens wanneer zich een belangenconflict voordoet, moet dit worden vastgelegd in het register.
Voorbeelden: twee klanten betrokken bij hetzelfde schadegeval, een echtscheiding, enz.
Bij het inschrijven van een nieuw belangenconflict, controleer of dit conflict al voorkomt in de lijst van potentiële belangenconflicten. Zo niet, pas de lijst dan aan (zie punt 2 van het belangenconflictenbeleid).
Het register moet intern op kantoor bewaard worden.
Belangrijk: minstens eenmaal per jaar moeten de situaties in het register schriftelijk worden voorgelegd aan de verantwoordelijke(n) van de verzekeringstussenpersoon. Bewaar hiervan een bewijs. Dit kan tegelijk met de jaarlijkse beoordeling en herziening van het belangenconflictenbeleid gebeuren.